Gemeenteraad Dordrecht denkt na over actieplan betere communicatie

14 februari 2012

DORDRECHT -De gemeenteraad van Dordrecht wil zichtbaarder worden voor de burgers. Daaerom is er door een bureau een notitie gemaakt. Het is een eerste ontwerp.

 
Tekst versie 1:

Voor u ligt het voorstel voor het Actieplan Raadscommunicatie 2012-2015 dat bureau Mercuur in opdracht van de raadsgriffie van de gemeente Dordrecht heeft opgesteld. Het voorstel heeft de status van eerste concept dat gepresenteerd is  aan en besproken is met het Presidium van de raad van Dordrecht.

 
1.      Inleiding

Het presidium heeft op 21 april 2011 unaniem besloten tot een evaluatie van het actieplan raadscommunicatie ‘De burger in beeld’ van 2004. In de opdrachtverstrekking aan ons bureau is uitgegaan van genoemde evaluatie, incl. de uitwerking van een Actieplan Raadscommunicatie 2012-2015. Dit plan wordt dus de opvolger van het raadscommunicatieplan ‘De burger in beeld’. Dat plan is in 2007 geactualiseerd naar aanleiding van de uitkomsten van een onderzoek over onder meer de raadscommunicatie. Sindsdien hebben zich nog andere ontwikkelingen voorgedaan. Zo is het raadsinformatiesysteem (RIS) geïntroduceerd dat als spil wordt gezien in de communicatie van en naar de raad. Ook zijn bezuinigingen doorgevoerd in de raadscommunicatie, waardoor een aantal instrumenten als onderdeel van die communicatie is komen te vervallen.

Met het nieuwe Actieplan Raadscommunicatie wordt de huidige stand van zaken in kaart gebracht. Het gaat daarbij om een evaluatie van de actuele raadscommunicatie. Op basis van de uitkomsten van die evaluatie wordt een toekomstrichting geschetst, die rekening houdt met bevindingen van burgers, organisaties en raadsleden. Daarnaast dient het actieplan rekening te houden met het gegeven dat als gevolg van de eerder genoemde bezuinigingen minder middelen en menskracht voor raadscommunicatie beschikbaar zijn dan voorheen.

2.      Evaluatie: kwalitatief onderzoek

De evaluatie is uitgevoerd door middel van een kwalitatief onderzoek. In 2007 vond reeds een kwantitatief onderzoek plaats naar de bekendheid met, tevredenheid over en belangstelling voor de raadscommunicatie bij de inwoners van Dordrecht.

In het onlangs (eind 2011) uitgevoerde kwalitatieve onderzoek wilden we bij verschillende publieksgroepen hun ervaringen met en wensen en ideeën over de raadscommunicatie boven tafel krijgen. Waar een kwantitatief onderzoek zich beperkt tot een getalsmatige meting, kan bij een kwalitatief onderzoek dieper worden ingegaan op verschillende aspecten van de raadscommunicatie. Het onderzoek bestond uit een vijftal panelsessies met bewoners, maatschappelijke organisaties, raadsleden en ambtenaren. Elk panel telde 10-15 deelnemers. Met bewoners hebben twee panelsessies plaatsgevonden. De panelsessie met ambtenaren is door de gemeente Dordrecht zelf uitgevoerd. De overige sessies werden geleid door Mercuur communicatie. De sessies hadden het karakter van een semi gestructureerde discussie, waarbij er voor deelnemers volop gelegenheid was om uiting te geven aan hun ervaringen, wensen en ideeën. Ook was er voldoende ruimte om out of the box te denken. De panels vormden geen evenredige vertegenwoordiging van bepaalde achterbannen of belangen. Het ging immers niet om een kwantitatief onderzoek. De panels waren zodanig samengesteld dat er in de volle breedte meningen konden worden geïnventariseerd en er kon worden gediscussieerd over oplossingen.

 
3.      De onderzoeksresultaten

 In de panelsessies zijn in overwegende mate de volgende onderwerpen c.q. aspecten van raadscommunicatie aan de orde geweest. Het gaat daarbij zowel om onderwerpen waarop in de semigestructureerde discussieopzet is gestuurd als om onderwerpen die expliciet door de deelnemers zijn aangekaart:

a.      Beeldvorming over de raad en de raadscommunicatie

b.      Nut en noodzaak van raadscommunicatie

c.       Raadscommunicatie in relatie tot participatie

d.      Waarover moet raadscommunicatie gaan?

e.      De toekomstrichting van raadscommunicatie

f.        De instrumenten voor raadscommunicatie (communicatiemiddelen): nu en straks

 

a.      Beeldvorming over de raad en de raadscommunicatie

In zijn algemeenheid wordt de raadscommunicatie als ‘minder’ ervaren dan enkele jaren geleden. De bezuinigingen zijn voelbaar. Men merkt, los van het waardeoordeel dat men hierover heeft, dat bepaalde instrumenten zijn weggevallen: zoals de speciale raadspagina Stem uit de Raad in het huis aan huis blad De Stem van Dordt en de aan de raad gewijde uitzendingen van RTV Dordrecht. Ook het schrappen van het reguliere wijkoverleg, hoewel een activiteit van het college, wordt (vooral door bewoners) geïnterpreteerd als achteruitgang in de ontmoetingsmomenten met raadsleden. Dat er in objectieve zin minder aan raadscommunicatie wordt gedaan, wordt feitelijk en breed (in alle panels) gesignaleerd.

Daarnaast bestaan er met name bij bewoners over de raad negatieve beelden. Die kunnen terecht of onterecht zijn. Het feit is dat ze er zijn. De voedingsbodem voor die negatieve beeldvorming is velerlei. Ze is gebaseerd op een negatief beeld over de politiek en het openbaar bestuur in het algemeen. Ze komt voort uit onbekendheid met het functioneren van het gemeentebestuur in het algemeen en dat van de raad in het bijzonder. Ze komt voort uit eigen ervaringen met ‘de gemeente’ (kan ook college of ambtelijk apparaat zijn) en men rekent daar (impliciet) mede de raad op af. Maar de negatieve beeldvorming wordt ook direct gerelateerd aan de raadscommunicatie zelf. Termen die dan gebezigd worden, zijn: ‘de raad is onzichtbaar’, ‘we zien en lezen veel te weinig van/over de raad’, ‘het is na de verkiezingscampagnes erg stil geworden’, ‘raadsleden tonen zich ongeïnteresseerd tijdens het Sprekersplein’, ‘we krijgen geen terugkoppeling nadat we inbreng hebben geleverd, ‘we missen de communicatiemiddelen die zijn wegbezuinigd’, ‘de informatie van en over de raad op de website van de gemeente is moeilijk vindbaar tot onvindbaar.’

Bij de maatschappelijke organisaties wordt de afstand tot de raad, waarover bewoners spreken, minder gevoeld omdat men vaak zelf de weg naar de raad weet te vinden of daarmee al een bepaalde relatie heeft. Wel wordt de achteruitgang in raadscommunicatie (voor de bevolking) onderkend en daarmee het gevaar op negatieve beeldvorming.

Ook raadsleden ervaren dat de raad minder zichtbaar is geworden, maar wijzen wel op de intensieve contacten van de verschillende fracties met bewoners en belangengroeperingen.


b.      Nut en noodzaak van raadscommunicatie

Over het nut en de noodzaak van raadscommunicatie lijken de meningen verdeeld: ‘een democratische plicht’ zegt de een (bewonerspanels), ‘dat is de taak van de fracties’ zegt de ander (panel raadsleden). Niettemin is de breed gedragen opvatting dat er iets moet zijn als een geluid van de gemeenteraad. Die heeft immers als bestuursorgaan een bepaalde positie en neemt besluiten die voor stad en inwoners een belangrijke betekenis hebben.

Gemeentelijke communicatie en raadscommunicatie worden vaak op één hoop gegooid. Vooral bewoners hebben die neiging. Maar naarmate ze zich dichter betrokken voelen bij het doen en laten van de gemeente of zich op dat vlak actiever betonen, neemt de behoefte aan expliciete raadscommunicatie toe. Bewoners die die behoefte minder uitspreken, geven aan wel te willen weten ‘hoe het zit’: dat er een coalitie is en een oppositie, dat er afwegingen worden gemaakt bij besluiten en welke dat dan zijn, of een bepaald onderwerp sowieso al dan niet in de raad komt en wat dat dan betekent. Ook wordt door bewoners raadscommunicatie gelijkgeschakeld met participatie en beïnvloedingsmogelijkheden.

De relatie tussen gemeentelijke communicatie in het algemeen, de communicatie van het college en de raadscommunicatie speelt ook bij raadsleden en ambtenaren. Of er een onderscheid nodig is, wordt verschillend beoordeeld. In het ambtenarenpanel wordt aangegeven dat het sowieso opvallend is dat de collegecommunicatie met meer zorg is omkleed dan de raadscommunicatie. In het raadsledenpanel hoor je dat het sowieso van belang is dat er, naast de communicatieactiviteiten van de fracties, ook gezamenlijke raadsboodschappen zijn.

 c.       Raadscommunicatie in relatie tot participatie

Raadscommunicatie wordt vaak gezien en uitgelegd als mogelijkheid tot participatie in het gemeentelijk beleid. We hebben het dan over participatie in brede zin. Van informeel contact hebben met de raad en met raadsleden tot en met formele vormen van inspraak. Gaat het om het laatste, dan blijkt er sprake te zijn van onduidelijkheid over de rol en taken van de raad. Men (bewoners) wil dan in veel gevallen inspraak over onderwerpen, waarvan blijkt dat die tot de bevoegdheid van het college behoren. Aan de andere kant wordt er ook behoefte gevoeld aan contacten met en beïnvloeding van de raad over (vaak majeure) thema’s en onderwerpen waarvan men weet dat de raad daarover het laatste woord heeft. Zowel bewoners als organisaties geven er blijk van dat zij een raad ‘die dichtbij opereert’ hoger zouden waarderen. Hiermee wordt gedoeld op de mogelijkheden om raadsleden gericht te benaderen, raadsleden op bezoek te krijgen en over belangrijke thema’s met raadsleden in debat te gaan. Het Sprekersplein wordt als een waardevol instrument van participatie gezien, maar zou bekender moeten zijn en zich niet alleen ‘op het stadskantoor’ moeten afspelen.

d.      Waarover moet raadscommunicatie gaan?

Dat raadscommunicatie moet gaan over de zaken die  in de raad spelen (en dus niet beperkt blijven tot het college), is de algemene opvatting. Er is geen behoefte aan lessen in staatsinrichting en gemeenterecht. Maar dat men aan de hand van concrete, actuele onderwerpen wil weten wat de rollen en taken van de raad zijn, is zonneklaar. Er is ook geen behoefte aan breedvoerige uitleg over monisme en dualisme, maar dat raadsbesluiten tot stand komen door middel van politieke discussie en besluitvorming, mag wel degelijk over

het voetlicht komen. Op dat punt blijkt er bij bewoners een grotere behoefte aan uitleg over ‘hoe politiek de hazen lopen’ dan bij de raadsleden. Bewoners willen weten over het hoe en waarom, en dat dan het liefst in begrijpelijke taal. Bij raadsleden hoor je vaker het geluid dat de politieke communicatie de taak is van de politieke partijen.

Bewoners hebben behoefte aan raadscommunicatie zowel over onderwerpen die dichtbij huis spelen (wijk en buurt) als over stedelijke thema’s en kwesties. Die informatie hoeft niet in alle gevallen op een presenteerblaadje te worden aangereikt. Men wil ook actief zelf op zoek naar informatie, maar moet dan wel op het goede spoor worden gezet en de weg (naar informatie en raadsleden) makkelijk weten te vinden.

 e.      Toekomstrichting van de raadscommunicatie

De algemene opvatting is dat de raad ‘als raad’ het nodige te communiceren heeft, al is die opvatting bij bewoners en organisaties sterker aanwezig dan bij raadsleden en ambtenaren. Er wordt breed onderkend dat de bezuinigingen op raadscommunicatie ten koste zijn gegaan van de intensiteit en kwaliteit van die communicatie. Het liefst zou men een aantal van de verdwenen middelen (raadspagina in huis aan huis krant, uitzendingen lokale omroep) weer terug zien, al wordt er over de kwaliteit en invulling daarvan verschillend gedacht.

Dat de raad niet over alles moet communiceren, staat wel vast. De raadscommunicatie zou zich vooral moeten richten op stedelijke thema’s en kwesties en daarnaast op onderwerpen die voor specifieke publieksgroepen van belang kunnen zijn. Daarnaast moet de raadscommunicatie impliciet uitleg geven over de gang van zaken in het raadsdebat. Er is (vooral bij bewoners) behoefte aan transparantie en inzicht, waar het de totstandkoming van besluiten betreft. Met andere woorden: niet alleen berichtgeving over wat er op de agenda staat en besloten is, maar ook aandacht voor moties, amendementen, voor- en tegenstanders et cetera.

 
Uit de panels kwam naar voren dat raadscommunicatie zich zowel op de hele stad kan richten als op specifieke publieksgroepen. In het eerste geval is de kans op een bepaalde ‘waste of communication’ het grootst. Voor de een (bewoners) maakt dit niet uit: ‘de stad moet kunnen weten wat de raad doet’; dat er meer mensen niet dan wel geïnteresseerd zijn, doet er dan niet toe. Voor de ander (raadsleden) moet je deze verspilling vermijden: ‘met raadscommunicatie kun je de kloof tussen bestuur en burgers niet verkleinen zolang die burgers niet geïnteresseerd zijn. Dat je raadscommunicatie moet proberen af te stemmen op specifieke publieksgroepen, is een veel gehoorde opvatting. De communicatie over onderwerpen die in de raad spelen, zou moeten aansluiten bij de specifieke belangstelling die bepaalde groepen voor die onderwerpen aan de dag leggen.

 
In alle panels bleek er behoefte te zijn aan communicatie van en over de raad als geheel, waardoor de raadscommunicatie als zodanig herkenbaar en zichtbaar is. Over hoe die herkenbaarheid vorm moet krijgen, wordt verschillend gedacht: van ‘de raadscommunicatie maakt deel uit van de gemeentelijke communicatie’ tot ‘de raad moet een eigen gezicht krijgen’.

De behoefte aan het eigen gezicht van de raad komt onder andere tot uitdrukking in wensen op het gebied van zichtbaarheid en vindbaarheid van de raad, de raadsleden zelf en de

 
raadsinformatie. De raad zou op de gemeentelijke website veel beter vindbaar moeten zijn. Het RIS lijkt eerder op een informatiesysteem (en dan vooral voor raadsleden) dan op een communicatie-instrument dat duidelijk de intentie heeft om het doen en laten van de raad extern over het voetlicht te krijgen. Raadsleden zouden (op de website) letterlijk een eigen gezicht moeten hebben en een eigen profiel in de zin van aandachtsgebieden die ze namens de fractie behandelen. Behalve dat raadsleden zich bij uiteenlopende gelegenheden in de stad laten zien, zou ook de raad als zodanig op geëigende momenten buiten het stadhuis acte de présence moeten geven in de vorm van vergaderingen op locatie, hoorzittingen en debatten.

 
f.        De communicatiemiddelen nu en straks

Het belangrijkste instrument voor raadscommunicatie is momenteel het RIS. In dit informatiesysteem is nagenoeg alle feitelijke informatie over de raad en over activiteiten, vergaderingen en besluiten van de raad te vinden. Het RIS geeft ook uitleg over de rollen en taken van de raad en geeft aan hoe je als burger ideeën kunt aandragen en je mening kunt ventileren ten overstaan van de raad. Naast de online communicatie via het RIS is er offline nog een beperkte rubriek in het huis aan huis blad De Stem van Dordt waarin de agenda en besluiten van de raad worden gepubliceerd. De pers besteedt ook aandacht aan het doen en laten van de raad, maar doet dat volgens de panels sinds het opgaan van De Dordtenaar in het AD veel minder dan voorheen. Ook RTV Dordrecht besteedt, na het stopzetten van de bijdrage voor uitzendingen van de Dordtse Kamers, vrijwel geen aandacht meer aan actuele thema’s en vraagstukken uit de raad. Tot de communicatie-instrumenten worden ook het Sprekersplein gerekend en de activiteiten, waarbij de raad zich in de stad manifesteert door middel van een publieksdebat of politieke markt.

In de panels is volop gediscussieerd over andere communicatiemiddelen die de raad zou kunnen inzetten. Dit enerzijds vanuit het besef dat de bezuinigingen een verschraling van de raadscommunicatie betekenen en anderzijds vanuit de behoefte aan meer en andere informatie uit en over de raad. We zetten de voorgestelde middelen in willekeurige volgorde op een rij:

·         Terugkeer van de raadspagina

·         Terugkeer van de uitzendingen van de lokale omroep

·         Terugkeer van de digitale nieuwsbrief van de raad

·         Meer aandacht in de pers, ook in wijk- en buurtbladen

·         Veel betere vindbaarheid op gemeentelijke website

·         Brochures en folders over de raad en over de mogelijkheden tot contacten en inspraak alsmede over grote / stedelijke thema’s die in de raad spelen

·         Raads- en commissievergaderingen op locatie

·         Diverse outdoor media inzetten: infozuilen, lichtkranten e.a.

·         Terugkeer van het wijkbeheeroverleg

·         Inzet van social media

·         Meer interactie tussen raad en publiek in de vorm van panels, klankbordgroepen, consultatierondes e.d.

·         Burgers actief uitnodigen voor raadsbezoek (gast van de raad) en activiteiten met onderwijs en jeugd

·         Integrale online uitzending van raadsvergaderingen op website

Uit alle panels kwam naar voren dat er sprake moet zijn van een goede balans tussen online en offline communicatie.

Meer over:
Cookies

Deze website gebruikt noodzakelijke cookies voor een correcte werking en analytische cookies (geanonimiseerd) om de statistieken van de website bij te houden. Marketing cookies zijn nodig voor laden van externe content, zoals YouTube-video's of widgets van Sociale Media. Zie ons cookiebeleid voor meer informatie, of om je instellingen later aan te passen.